Iedereen die post van een incassobureau ontvangt, kan zich in eerste instantie onzeker voelen. De situatie is onbekend en betrokkene weet niet precies wat hij kan verwachten bij een incassotraject. In principe is een incassoprocedure geen reden tot zorg. In het volgende artikel leest u wat een incassoprocedure doorgaans inhoudt en waar u als debiteur op moet letten.
Incasso is het commercieel incasseren van opeisbare vorderingen. Dit betekent dat de voorwaarde voor een incassoprocedure eerst een opeisbare vordering op een debiteur is. Dit kan afkomstig zijn van een aankoop op rekening van een postorderbedrijf of van een servicecontract in de gsm-industrie. Het enige dat voor het incassotraject van belang is, is dat een bedrijf een dienst heeft verricht en daar recht op heeft. Deze legitieme claim blijkt uit een contract of factuur. Als de klant niet betaalt terwijl het bedrag al verschuldigd is, reageren de meeste bedrijven in eerste instantie met een betalingsherinnering. U bent hiertoe niet verplicht, het is een gebaar van goede wil richting de klant. De aanmaning vertelt hem dat de vordering op hem nog openstaat en dat hij de mogelijkheid heeft om aan zijn betalingsverplichting te voldoen.
Voordat een bedrijf een incassoprocedure start, stuurt het naast deze eerste betalingsherinnering meestal nog twee aanmaningen. Er is echter geen verplichting om dit te doen. Reeds vanaf de eerste aanmaning, in sommige gevallen zelfs daarvoor, is de klant in verzuim. Dit geeft het bedrijf het recht om een incassobureau in te schakelen en daarmee een incassotraject te starten.
Zodra de bestelling is geplaatst, fungeert het incassobureau voor alle zaken als eerste aanspreekpunt voor de debiteur. Terwijl het incassoproces loopt, dient de debiteur eventuele openstaande vragen te richten aan het incassobureau en niet meer aan zijn oorspronkelijke zakenpartner. Hetzelfde geldt voor betalingen. Deze dienen op de rekening van het incassobureau te worden gestort, zodat ze duidelijk kunnen worden toegewezen. Alleen zo kan het incassotraject tijdig en ongecompliceerd worden stopgezet.
De eerste stap in een incassotraject is de volledigheidscontrole. In dit geval onderwerpt de dienstverlener de vordering die hij voor zijn klant moet innen aan een testprocedure en verduidelijkt hij of de vordering terecht is. In het verdere verloop van het incassotraject ontvangt de debiteur een betalingsverzoek. Hiermee wordt hij geïnformeerd over het bedrag van de hoofdvordering van de schuldeiser en eventuele aanvullende vorderingen. Op dit punt in het incassoproces moet de debiteur de bovenstaande vorderingen onderzoeken: zijn ze gerechtvaardigd? Is het verschuldigde bedrag al overgemaakt? Staat de rekening eigenlijk nog open? Bij vragen of behoefte aan verduidelijking dient de debiteur direct contact op te nemen met het bedrijf dat het incassotraject verzorgt.
Indien hij tot de conclusie komt dat de gedane vordering nog openstaat, dient hij deze zo spoedig mogelijk over te maken op de in het betalingsverzoek vermelde rekening. Het is van belang dat niet alleen de hoofdvordering wordt afgewikkeld. Ook de nevenvorderingen en incassokosten komen voor rekening van de debiteur. Als hij deze zaken niet verrekent, kan het incassotraject niet worden afgerond. Ongeacht het verloop van het incassotraject is het van belang dat de debiteur contact legt. Het betalingsverzoek negeren is de slechtste manier. Op middellange termijn zal dit er alleen maar toe leiden dat het incassoproces escaleert.
Als het contact met de debiteur blijvend mislukt, is het logische gevolg van de incassoprocedure de gerechtelijke aanmaningsprocedure. Sinds 2008 zijn ook incassobedrijven op dit gebied actief voor hun klanten. Eerst wordt een gerechtelijk bevel verkregen. Hierop volgt een dwangbevel. Bij een gerechtelijke incassoprocedure zorgt de dienstverlener ervoor dat de gerechtsdeurwaarder het vereiste bedrag ten uitvoer brengt. Onder bepaalde omstandigheden kan er sprake zijn van loonbeslag. Het is nadelig voor de debiteur als een incassoprocedure tot aan de tenuitvoerlegging moet worden gevolgd. Hoe verder het incassotraject escaleert, hoe duurder het wordt voor de debiteur. Het doel van de debiteur moet zijn om het incassotraject vroegtijdig te beëindigen.
Heeft u zelf een klant die niet betaald? Neem dan eens contact op met eenincassobureau.nl.